Par Jason Chance
Octobre 2020 | 13 min read

RÉSUMÉ

  • Un producteur de chanvre et fabricant de produits à base de CBD a 14 semaines pour trouver les moyens d’ouvrir un canal de vente B2B et soutenir le fonctionnement de plus en plus complexe de son opération.    
  • LIDD voit rapidement et efficacement à l’implémentation de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
  • Dès le premier mois après le lancement de Business Central, le client est en mesure de confortablement remplir et livrer plus de 600 commandes B2B en plus de ses commandes D2C habituelles.

Contexte

Le client: un producteur de chanvre biologique et manufacturier de produits à base de CBD.

Depuis 2016, l’entreprise se consacre à vendre ses produits à des prix abordables directement aux consommateurs (D2C). Des graines à la livraison, les gestionnaires de l’entreprise contrôlent l’entièreté des procédés de production et de distribution dans leur installation de la Nouvelle Angleterre. Cette stratégie leur permet d’assurer la qualité de leurs produits et des prix abordables.

Le défi: Fin 2018, les produits de l’entreprise attirent l’attention de grandes chaînes nationales d’épiceries et de pharmacies. Au même moment, la compagnie s’affaire à développer de nouvelles lignes de produits. Afin de mettre en place un canal de vente B2B et bonifier son offre de produits en seulement quelques mois, l’entreprise doit développer des partenariats avec des manufacturiers externes, déléguer les opérations d’expédition, et moderniser son infrastructure technologique.

Des transformations d’entreprise d’une telle envergure présentent de sérieux risques. C’est afin d’atténuer ces risques, de maintenir la visibilité et le contrôle sur l’ensemble de leur opération et d’accroître leurs chances de succès qu’ils se tournent vers LIDD. 

Évaluation par LIDD de l’état initial du client

Avec un volume de 4 000 à 6 000 commandes par mois, l’entreprise n’avait jamais eu besoin de 3PL, de services de fret ou d’une architecture logicielle complexe. Les opérations d’exécution et d’expédition des commandes étaient faites sur place par le manufacturier. Quant aux finances de l’entreprise, elles étaient gérées au moyen de tableaux Excel et du logiciel de comptabilité QuickBooks.

L’état initial de leur opération ne leur permettrait pas de soutenir un nouveau canal de vente B2B. D’abord, l’augmentation anticipée du volume de commandes allait rapidement dépasser leur capacité d’exécution. Ensuite, l’entreprise n’avait ni l’infrastructure nécessaire pour étiqueter les produits selon les exigences de leurs nouveaux clients, ni les moyens d’expédier des palettes entières afin de rencontrer la demande.

Par ailleurs, un des nouveaux produits que la compagnie entendait commercialiser nécessitait l’achat d’une machinerie complexe et l’embauche d’experts pour les opérer.

Afin de maintenir des prix bas et d’éviter l’ajout de complexités à leur installation, l’entreprise allait travailler en partenariat avec des manufacturiers externes et des 3PL. Cela signifiait toutefois que l’entreprise devrait intégrer les systèmes de ses nouveaux partenaires aux siens afin de maintenir une pleine visibilité sur l’ensemble de ses opérations. Or, l’état actuel de leur architecture logicielle ne permettait pas une telle intégration.


Le mandat de LIDD

Le client a donné à LIDD le mandat de les aider à : 

  • Obtenir une visibilité granulaire sur les volumes et la valeur de leur inventaire
  • Gérer les procédés manufacturiers, tant dans leur installation que chez leurs partenaires
  • Implémenter des capacités de traçabilité, du champ jusqu’au consommateur – nécessaire afin de préserver leur certification « biologique »
  • Intégrer leur système avec ceux des 3PL et des partenaires manufacturiers
  • Intégrer les commandes en ligne

En raison des ententes en vigueur avec leurs nouveaux clients corporatifs et de leur carnet de ventes bien rempli, la solution choisie devait pouvoir être mise en œuvre en seulement 14 semaines, imposant un calendrier très agressif à l’équipe de LIDD. 


La solution de LIDD

L’équipe de LIDD a déterminé que la meilleure solution était d’implémenter Microsoft Dynamics 365 Business Central, un système ERP en infonuagique.

Justifications

Le cœur de l’équipe du client avait déjà de l’expérience avec d’anciennes versions de Business Central. Leur familiarité avec la solution allait permettre de réduire le temps requis pour la formation des utilisateurs, de faciliter l’implémentation de la solution et d’avoir du soutien technique sur place une fois le système mis en service. Étant donné que la solution devait être mise en fonction en seulement 14 semaines, c’était là des avantages non-négligeables.

Les experts de LIDD savaient par ailleurs que les principales fonctionnalités de Business Central pouvaient être opérationnelles dans les temps. Cela conférerait au client les moyens d’atteindre leurs objectifs immédiats en attendant que la solution soit entièrement intégrée.

Soucieuse des besoins futurs de son client, l’équipe de LIDD a également identifié des extensions de Business Central qui aideront l’entreprise dans sa croissance.  

Le calendrier

L’exigence du client de voir à la mise en service de la solution en seulement 14 semaines imposait des contraintes inhabituelles. Normalement, l’implémentation d’un système ERP requière de 6 à 9 mois. Afin de répondre aux besoins de son client, l’équipe de LIDD allait devoir répartir le travail sur deux phases.

Phase 1 : Mettant à profit l’expérience de l’équipe du client avec la solution, LIDD allait implémenter les fonctionnalités principales de Business Central dans une première phase de 14 semaines. L’équipe allait alors se concentrer sur :  

  • Implémentation des modules de ventes, d’achats et de comptabilité
  • Mise en service de fonctionnalités nécessaires au soutien d’opérations manufacturières de base 
  • Intégration d’une nouvelle plateforme de vente en ligne
  • Intégration de capacités de traçabilité de bout en bout

Phase 2 : Dans une phase subséquente, à un rythme de 20 heures par semaine, l’équipe allait voir à la mise en service modulaire des autres fonctionnalités requises afin de répondre aux besoins du client, incluant :

  • Implémentation de TrueCommerce, un EDI pour leurs clients corporatifs
  • Intégration complète des systèmes des 3PL et partenaires manufacturiers

Exécution du plan

La première phase a été exécutée en 18 semaines. Business Central a été lancé le premier juin 2019. Les coûts du lancement initial ont été inférieurs à ce qui était prévu.

La seconde phase s’est déroulée de juillet à décembre 2019. L’équipe de LIDD a efficacement vu à l’intégration des systèmes du client et à l’implémentation de Scaptify, un connecteur robuste pour Shopify.

LIDD fournit depuis des services d’amélioration continue et du soutien technique.

Déroulement

À la toute dernière minute, le client a décidé de continuer à utiliser Shopify comme plateforme de commerce en ligne plutôt que de migrer vers une autre option. L’équipe de LIDD s’est rapidement adaptée et a vu à l’intégration sur mesure d’un fichier plat [flat-file] en attendant qu’une solution plus robuste puisse être implémentée pendant la seconde phase. Des délais étaient inévitables.

Les coûts de la phase initiale se sont avérés moindres que ce qui avait d’abord été estimé. Cela est largement dû à l’expérience que l’équipe du client avait déjà avec Business Central, ce qui a permis de réduire les temps de formation et d’éviter à l’équipe le besoin de produire une documentation étoffée afin de soutenir les futurs utilisateurs dans leurs tâches.

Après le lancement de Business Central, en juin 2019, l’équipe de LIDD a entamé la seconde phase du projet et réalisé l’implémentation modulaire des autres fonctionnalités de l’ERP avec un minimum d’interruptions. Au terme de cette phase, en décembre 2019, l’équipe avait accompli :

  • Implémentation & intégration d’un EDI pour leurs clients corporatifs
  • Intégration complète de tous les procédés manufacturiers, internes et externes
  • Intégration complète des systèmes des 3PL
  • Implémentation & intégration de Scaptify

Les mesures du succès

Capacité de rendement augmentée: Juste à temps!

En se montrant capable d’exécuter la première phase en seulement 18 semaines, l’équipe de LIDD a été un facteur critique dans la capacité de la compagnie à saisir l’opportunité d’un nouveau canal de ventes B2B.

LIDD a aidé l’entreprise à :

  • Répondre aux besoins complexes de leur clientèle corporative;
  • Maintenir leur certification « biologique »;
  • Maintenir la visibilité sur l’ensemble de leur opération manufacturière;
  • Éviter les confusions opérationnelles qui auraient ralenti la production;
  • Augmenter le rendement de leur opération juste à temps pour atteindre leurs nouveaux objectifs de productivité.

Dès le premier mois après le lancement de Business Central, le manufacturier a exécuté avec succès plus de 600 commandes B2B en plus de ses commandes D2C régulières. Depuis, la compagnie est en mesure d’exécuter et d’expédier confortablement :

  • 550 commandes B2B par mois (moy.), ce qui représente environ 60% de leurs revenus
  • 5 500 commandes D2C par mois (moy.)
  • Une pointe de 12 297 commandes D2C en un seul mois, résultat d’une campagne de promotion
  • 116 000 commandes à ce jour

Une opération sans failles: rationalisation de l’exécution des commandes en ligne 

Bien que l’opération du client se soit complexifiée avec l’introduction de partenaires externes, leur capacité d’exécution des commandes en ligne a été significativement améliorée. Près de 90% de leurs commandes en ligne D2C sont à présent exécutées sans qu’un employé de la compagnie n’ait à faire quoi que ce soit. Les commandes sont relayées depuis le site de Shopify à Business Central où elles sont automatiquement traitées et envoyées aux 3PL. Une fois une commande expédiée, une confirmation est encore une fois automatiquement retournée à Business Central et la commande est immédiatement affichée dans leur système. Les détails de la confirmation d’expédition sont alors communiqués à Shopify et la commande est close.

Le résultat est une opération de distribution qui roule avec un taux d’erreur quasi parfait.

Un suivi à la trace: visibilité granulaire sur les inventaires et les finances 

Les capacités de traçabilité implémentées pendant la première phase ont permis à la compagnie de mieux assurer la qualité de leurs produits, de maintenir leur certification « biologique » et d’ainsi honorer leurs engagements commerciaux.

Pendant ce temps, bien que l’implication de partenaires manufacturiers ait rendu leur infrastructure plus complexe, Business Central assure à la compagnie une visibilité granulaire en temps réel sur toutes les dimensions essentielles de leur opération. Grâce à la richesse des modules de l’ERP et à l’intégration harmonieuse par LIDD des systèmes de leurs partenaires, ils peuvent en tout temps garder la trace de tous les coûts liés à leur production agricole et manufacturière. Les modules de gestion des inventaires de Business Central leur permet d’en faire de même pour les volumes et la valeur de leurs stocks. 

Jason Chance
Jason Chance Analyste principal

Jason possède plus de 10 ans d’expérience dans les processus de développement et d’implantation qui optimisent la productivité, la capacité et l’efficacité. Il a dirigé plusieurs projets portant surtout sur l’implantation de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Il a configuré quantité de processus d’entrepôt/entreprise et a mené des projets sur l’intégration du commerce en ligne. Jason a un M.B.A. de UMass Amherst et un B. Sc. en génie électrique de l’université Tufts.

Comment pouvons-nous vous aider ?